内容証明とは

内容証明とは、「いつ」「誰が」「誰に」「どのような内容の通知」を送ったかということを郵便局が証明する制度のことです。

この証明のある郵便物のことを、一般に「内容証明郵便」といいます。

例えば、あなたがお金を貸した相手に「貸したお金を返して欲しい」という内容の通知を送るとします。この通知は普通郵便で送りました。

しかし、相手からの返済はなく連絡もなかったので、相手に電話をしました。

すると、相手は「手紙は届いたが、そんな内容ではなかった。」との答えでした。

この場合、あなたは「返済を求める通知を送った」と主張するでしょうが、どのような内容の通知が相手に送られたのかは分からないので、結局は水かけ論となってしまいます。

これが内容証明で送られた場合には、相手に送られた通知と同じものを、あなたと郵便局がそれぞれ保管していますので、相手の「そのような通知は届いていない」との主張は通らないことになります。

このように、通知内容の証明ができるということが、内容証明の最大の良い点と言えます。

また、内容証明を送る際には、通常「配達証明」というものを利用します。この配達証明により、配達の事実と配達日を証明することができます。

特に「契約の解除」や「クーリングオフ」の通知の場合、いつ届いたかが重要となりますので、配達証明を受けて証拠として残すことが必要です。

さらに、内容証明は受け取った者に対して、心理的圧力を与える効果もあります。

一般的に内容証明は、送り主の強い意思を示す場合に送ります。特に、内容証明の最後のほうに「お支払いがない場合、法的手続を行います。」といった記載をすることにより、最後通告として内容証明が利用されることもあります。

このような記載のある内容証明を受け取った相手は、送り主の本気度を知ることになるため、真剣に対応せざるを得ないのです。

内容証明を利用する場合

それでは、どのような場合に内容証明を利用したらよいのでしょうか。以下に主なものをあげます。

1. 貸したお金の返済を請求するとき
   • お金を貸した相手が、返済期限を過ぎても返してくれない場合です。
     もし返済期限を決めていなかった場合でも、貸した相手に対して、相当の期間を設けたうえで、返済を求めることができます。
2. 購入した商品の引渡しを請求するとき
   • 商品を購入し、代金を支払ったにもかかわらず、商品の引渡しがない場合です。
     通知書に定めた期間内に引渡しがない場合には契約を解除する旨を併せて記載しておくと、引渡しがなかった場合に契約を解除することができます。
3. クーリングオフをするとき
   • 訪問販売等では一定の期間内であれば、違約金などの請求を受けることなく、一方的な意思表示のみで契約の解除ができます。
     これを「クーリングオフ」といいます。
     クーリングオフを利用するためには、原則として、書面によって契約の解除等を行わなければならないとされています。
4. 家賃の支払いを請求するとき
   • 借り主が家賃を支払わないので、早く支払うよう請求する場合です。
     家賃の滞納期間が長い場合には、契約を解除することができる場合もあるので、契約解除を視野に入れた通知とすることも可能です。
     

これら以外にも内容証明を利用する場合は多くあります。

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契約書の作成が必要とされる理由

日本の法律では、一部の例外を除き、売買や賃貸借などの契約は、当事者の合意だけで成立します。書面ではなく口頭による契約も有効です。

それでは、なぜ契約書を作成する必要があるのでしょうか。

契約を行ったあと、相手が契約通り約束を果たしてくれなかった場合には、相手に責任を追及する必要があります。

もし契約が口頭によるものであった場合には、契約内容を証明する手段がありません。この時に証拠となるのが「契約書」なのです。

契約書は契約が成立したことと、契約の内容を客観的に証明することのできる最有力な証拠となるからです。

さらに、契約書を作成する際に、内容をどのような表現にするか当事者で調整することにより、契約の内容を整理し、お互いの意思を明確にすることができます。

契約書を作成する場合

それでは、どのような場合に契約書を作成したらよいのでしょうか。以下に主なものをあげます。

1. 売買契約書
   • 土地や建物の不動産だけでなく、商品や機械といった動産を売り買いする場合に作成します。
2. 土地・建物の贈与契約書
   • 相手に物を無償で与える贈与の場合、契約書を作成することは少ないかもしれません。
     特に親族間や友人間では口頭による贈与も多いでしょう。
     しかし、不動産の場合、契約書の作成は後日のトラブルを防止するためにも有効です。
3. 土地・建物の賃貸借契約書
   • 賃料を支払い、物を貸し借りする賃貸借契約には、契約期間や賃料の定めが重要です。
     契約を更新する際に契約内容を確認するためにも必要となります。
4. 金銭消費貸借契約書
   • お金の貸し借りのことを「金銭消費貸借」といいます。金銭消費貸借契約書には、貸した金額、返済期限や利息に関する内容等を記載します。
     返済してもらえなかった場合の責任追及をする際に、契約書は必要となります。
5. 抵当権設定契約書
   • 金銭消費貸借契約を行った際、担保として借り主の所有する不動産に抵当権を設定する場合があります。その場合、不動産には抵当権設定登記を行います。
     抵当権設定登記を行う際に、契約書は必要となります。

これら以外にも契約書を作成する場合は多くあります。